Het Nieuwe Werken is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de werknemer.
Het Nieuwe Werken staat ook voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken, dus niet altijd van negen tot vijf en niet per definitie op kantoor.
Het Nieuwe werken is vooral ook slimmer werken, voor een succesvolle implementatie is het fundamenteel om de 3B's op elkaar afgestemd te krijgen.
- Bricks, Bytes, Behaviour of de 3B's -
Bricks :
Het kantoor als sociaal bindmiddel
Activity based working (ABW) krijgt in deze context stilaan voet aan grond. ABW betekent dat je je werkplaats kiest volgens de taak die je moet uitvoeren. Werk je aan een taak die concentratie vereist, dan zoek je een concentratiewerkplek op, waar je ongestoord kan werken. Teamwerkplekken zijn ruimten waar je een probleem in teamverband aanpakt.
Wil je even chillen, dan kan je je terugtrekken in één van de loungeplekken.
Bijkomend kan er nog informeel overleg plaats vinden in één van de ontspanningsruimten: kantoortuin, koffiehoek (google maar even “Fika”), …
Een laatste aspect is het thuiswerken, die bijkomend zowel juridisch, fiscaal als financieel complicaties geeft: ben ik verzekerd en waarvoor als ik thuiswerk? Wat met kosten: internet, verwarming, telefoon, …
Het klassieke kantoor is niet meer dè plaats waar we al ons werk verrichten maar slechts één ervan. De plaats waar we onder andere, wanneer nodig, onze collega’s fysiek ontmoeten.
Bytes
De ideale kantoorinrichting (zowel thuis als on premisses) volstaat nog niet om zich (als bedrijf/organisatie en werknemer) te bekeren tot het nieuwe werken.
Daarvoor moet de geschikte hard- en software beschikbaar zijn. Hardware in de vorm van laptops, smartphones, routers, beamers, docking stations, …
Softwaretools zijn Cloudoplossingen, Document managementsystemen, e-dienstverleningtools, (web-)apps, …
En nog bij voorkeur applicaties die platformonafhankelijk gebruikt kunnen worden. Dus geen – of zo weinig mogelijk – prerequisites wat OS betreft en in geval van webapplicaties ook geen voor browsers.
Om Het Slimme Werken te kunnen toepassen moeten we digitaliseren. Digitaliseren is trouwens al lang geen buzzword meer.
Helaas deelt niet iedereen mijn geeky enthousiasme – zelfverklaarde techneut en early adaptor (en op goede dagen ook wel eens innovator) zijnde – wanneer het aankomt op digitaliseren.
Vaak wordt vergeten dat digitaliseren – we kunnen discussiëren over de definitie en scope – slechts een middel is en dat het uiteindelijk doel “plaats- en tijdonafhankelijk” of het “nieuwe” werken is.
Over definitie gesproken, we maken best een onderscheid tussen het digitaliseren van documenten en het digitaliseren van een proces. We kunnen notities nemen of een nota schrijven in een tekstverwerker, maar we printen die af om na te lezen en/of opmerkingen toe te voegen, of een document afdrukken om een (natte) handtekening op te zetten, maar dan falen we in onze opdracht van het digitaliseren van processen.
In een digitaal proces worden externe digitale documenten bij binnenkomst gerubriceerd, geclassificeerd en gerouteerd naar de juiste afdeling, de juiste takenlijst of naar het juiste archief.
Behaviour
And last but not least. De digitale en logistieke omkadering kan perfect zijn, als er geen cultuur van “Nieuwe Werken” is …
80-20
Ook hier geldt het paretoprincipe: 20% voor bricks & bytes en 80% behaviour.
Niet de technologie en niet de fysieke werkomgeving zijn de issues wel de heersende cultuur in een organisatie.
Hoe de positieve cultuur kweken: What’s in it for me?
Het nieuwe werk kan succesvol zijn wanneer er iets in zit voor alle partijen.
Daarom is het belangrijk om een breed draagvlak te creëren en het voordeel voor alle partijen te belichten.
Profit
Vanuit het standpunt van de organisatie of werkgever
- Kostenbesparing: Activity based working, met daarin ook een aandeel thuiswerken, heeft tot gevolg dat een een organisatie of bedrijf minder kantoorruimte nodig heeft.
- Productiviteitsverbetering: werknemers in het Nieuwe Werken zijn doorgaans efficiënter en project worden vaker binnen budget en tijd afgewerkt.
- Employerbranding: Bedrijven en organisatie die het nieuwe werken principe hanteren, zijn meer geliefd bij werknemers en draagt zo bij tot een positief en vooruitstrevend imago.
People
Voor de werknemer
De meeste werknemers ervaren werken volgens flexibele uren en werkplaatsen als positief. Zo kan privé en werk beter op elkaar afgestemd worden: beginnen werken als de kinderen naar school gebracht zijn, even de auto naar de garage brengen, …
Ook fileleed (zowel individueel als maatschappelijk) wordt verminderd met thuiswerken.
Werknemers kiezen, omwille van dit extralegaal voordeel, voor een werkgever die bovenstaande aanbiedt.
Planet
Voor de maatschappij/planeet
Als het slimme werken leidt tot minder files en digitaliseren tot minder papierverbruik, dan is er eveneens een positieve impact op ons milieu.
En uiteraard is dit geen zwart/wit-verhaal. Zo kan plaatsonafhankelijk werken leiden tot, het in negatieve zin, dooreenlopen van privé en werk. Maw “het werk” stopt nooit.
Maar om positief te eindigen met het “Nieuwe Werken”-verhaal: The future ’s bright, so wear shades!
